De afgelopen maanden heeft PD Solutions twee afstudeerders van de Avans Hogeschool in Den Bosch mogen begeleiden in hun afstudeerproject Sharepoint. Doel van dit project was het bepalen in hoeverre Sharepoint een passende oplossing is voor het managen van de ongestructureerde data van een bedrijf in de maakindustrie. Eén van de gestelde eisen van de opdrachtgever wat dat maatwerk in de oplossing voorkomen moest worden. Een tweede belangrijke eis was dat de sharepoint omgeving gekoppeld moet kunnen worden met reeds aanwezige applicaties als ERP en CRM. Twee eisen die in eerste instantie paradoxaal lijken!
De studenten hebben echter een oplossing gevonden in het Ometa(c) Framework, ontwikkeld en geleverd door de gelijknamige firma Ometa uit Belgie. Dit framework vormt de verbinding tussen ERP en CRM systemen en Sharepoint. In feite publiseert dit framework op basis van templates informatie in Sharepoint. Mooi aan deze oplossing is dat de Sharepoint omgeving dynamisch, op basis van de status van het bedrijfsproces, ingericht wordt. Overdrachtsmomenten in het project (bijvoorbeeld van offerte naar order) vormen de ’triggers’ om de Sharepoint omgeving aan te passen. Op moment dat een offerte bijvoorbeeld order wordt, zal er een projectsite gegenereerd worden met gewenste bibliotheken. Tevens worden de gebruikers rechten geregeld van de betrokken medewerkers.
Het Ometa(c) Framework fungeert dus als een case management system dat er voor zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment voor de juiste personen beschikbaar is op een centrale gestructureerde sharepoint omgeving. Met een proof of concept van het salesproces is getest en aangetoond dat dit systeem oplossing kan bieden van het structureren van de ongestructureerde data. Naast de tijdwinst die behaald wordt met deze werkwijze, kunnen de volgende voordelen behaald worden:
- De Sharepoint omgeving vormt de centrale opslaglokatie waardoor veel tijdwinst geboekt kan worden door vermindering van zoektijd naar de juiste informatie.
- Document management (check in -check out en versiebeheer ) voorkomt fouten die ontstaan door gebruik te maken van onjuiste informatie.
- Document templates en typen zorgen voor uniforme documenten waardoor de kwaliteit en volledigheid van documenten gewaarborgd blijft.
Nog een interessant gevolg van dit systeem is dat de stroom van E-mails met bijlagen van ongecontroleerde versies tussen de projectleden afneemt of zelfs verdwijnt en dat het beheren van lokale kopiëen van documenten tot het verleden gaat behoren.
De afstudeerders Matthijs en Jeroen hebben hun onderzoek en bevindingen met succes gepresenteerd en werden beloond met een 10 voor hun uitmuntende presentatie waardoor hun eindcijfer resulteerde in een dik verdiende 9!